マンション管理 FAQ

管理会社について

Q.現在の管理会社を変更したいのですが…

A.先ず、理事会で現在の管理会社の問題点を出しましょう。それをクリアーする管理会社でないと、変更する意味がないですね。それを踏まえて、次の管理会社を探さないといけませんが、初めから1社に限定するのは難しいと思います。
あらかじめ、数社に声を掛けて管理委託料の見積りを依頼し、その際、企業ポリシーや管理サービスなどヒアリングを受けておけば、その管理会社の特徴が分かると思います。1~2社程度に絞り込んだら、管理費用やサービス内容など比較した資料を作成し、総会(または臨時総会)で決議することになります。現在の管理会社には管理委託契約に準じ、契約期間満了日を持って解約とするか、解約日の3ヶ月以上前に契約解除の通達を行なえば良いでしょう。この場合は内容証明で解約通知を出して下さい。最近は、このような管理会社の変更(リプレイス)することは珍しい話ではありませんので、自信を持って理事会でご検討されれば結構だと思います。

Q.管理委託契約書とは何ですか?

A.管理組合と管理会社との間で交わされる管理委託についての約束事を書面化したものです。
この管理委託契約には、清掃業務や設備保守点検のように業務の完成を目的とする「請負」の性質と、管理会社の一般的な能力をもって継続的な管理業務を提供する民法上の「準委任」の性質があります。
従いまして、管理会社は受託した管理項目を遂行するのは勿論、受託項目以外であっても、一般人以上の注意を持って業務にあたらなければなりません。(善良なる管理者の注意義務)
また、この管理委託契約書は約束事の基本となる契約条項と、具体的な管理内容を記載した業務仕様書からなっています。管理会社は管理組合様の大切な資産に係わる業務を提供していますので、この契約書には法的な制約、特に「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」により管理事務の報告時期や重要事項説明など、法的義務が課せられたものとなっています。

Q.管理会社の不正が問題になっているようですが…

A.管理会社の立場としましては大変心苦しいお問い合わせです。
近年、管理会社による不正行為、具体的には管理組合様の資産を毀損させてしまう事件が後を絶ちません。
国土交通省もその対策として「マンションの管理の適正化の推進の推進に関する法律」を一部改正し、管理組合様の資産(銀行口座通帳、印鑑)の取り扱いについてルールを詳細化し、その安全策を強化しております。
しかしながら、尚、同様の事件が続くことは管理会社の経営スタンスだけでなく、従業者全員にコンプライアンス意識の浸透しきれていない、また入出金に係わる管理体制やチェック体制が確立されていないことが要因ではないでしょうか。
弊社ではコンプライアンスに関して、社内独立組織による内部監査を定期的に行なうようにしています。また、出納に係わる業務方式を管理組合名義の銀行口座について「印章を持たない方式」を採用しておりますので、弊社だけでは1円の払出しが出来ない業務環境にしてあります。また、マンション現地での施設利用料やコピー代などの集金については施設利用状況表や3枚複写及び連番になっている領収書での運用を行なっています。

Q.管理会社の個人情報の取り扱いはどうですか?

A.管理会社は「個人情報保護法」に基づく個人情報取り扱い業者となります。(その件数が5,000件未満であれば対象外ですが)
当然、各居住者様のデータの取り扱いには細心の注意を払わなければいけません。弊社ではこのようなデーターをマンション担当者が自由にプリントアウトすること、また、USBなど記録媒体にコピーする… このような行為が出来ないようなシステム構築をしています。また、担当者だけでなく、現場の管理員に対しても職業訓練の一環として個人情報や守秘義務について、その取り扱い方、居住者やマンション部外者への対応など、定期的に講習を開催しております。

Q.どのような管理会社が良い会社と言えますか?

A.良い管理がされているマンションについて皆さんはどのようなイメージを持たれるでしょう? 一般的には行き届いた清掃、気持ちの良い管理員、などがその典型ではないでしょうか。つまり、皆さんが目にする、又は接するところが先ず、キチンと管理、教育されているところが良い会社だと思いませんか?
会社の理念や規模も大切かも知れませんが、自分たちのマンションを我が事のように大切に思ってくれる管理会社が何よりでしょう。後はその会社の思いに付随して、建物や設備の機能の維持を目的とした業務の確実な履行、管理組合運営がより楽に効率的になるサポート業務などがあるわけです。
勿論、管理会社と言えど営利を目的とする企業に違いない訳ですから、価格、サービス内容、ブランド名… 全てにおいてご要望に応じられるとは限りませんが、少なくとも、お客様への思いが伝わってくるサービスを提供してくれる会社が良い管理会社だと思います。

Q.ミソノサービスの管理サービスの特徴は何ですか?

A.弊社の管理サービスの特徴を一言で言えば、「安心のご提供」です。
私たちはお客様の位置付けを無機質な「管理組合」ではなく、信頼と親愛に支えられた「クライアント」とさせていただいています。ですから、信頼されるにはどうしたら良いか? 親しまれ愛されるにはどうしたら良いか? をテーマにして常に考え、変革を行なっています。
お客様へのサービスの品質向上を図るためにISO9001の導入、現業社員、特に皆様にとって身近な存在である管理員に対しては職業訓練を。皆様の資産、建物、生活についての「安心」を管理サービスを通していかにご提供することができるか、これが私たちミソノサービスの永遠の使命だと思います。